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Ferramenta de Importação e Exportação

A ferramenta Importar/Exportar possibilita o gerenciamento de vários registros de clientes e produtos em uma única operação. Se você possui um grande catálogo de produtos, com essa ferramenta será muito mais fácil exportar os registros, editar os dados em uma planilha e, em seguida, importá-los novamente para sua loja.

O formato de arquivo CSV separa cada elemento de dados por uma vírgula e é usado como padrão para operações de troca de dados. Todos os aplicativos de planilhas e bancos de dados suportam o formato de arquivo CSV.

Trabalhando com Arquivos CSV

Os arquivos CSV têm uma estrutura específica que corresponde ao banco de dados. Cada cabeçalho da coluna deve corresponder exatamente ao Código de Atributo do atributo que a coluna representa. Para garantir que os dados da sua planilha sejam lidos pela Plataforma, primeiro exporte os dados da sua loja como um arquivo CSV, após isso você poderá editá-los e reimportá-los para a loja.

Importante! Recomendamos que utilize um programa que ofereça suporte à codificação UTF-8 para editar arquivos CSV, como o Notepad ++ ou o OpenOffice Calc . O Microsoft Excel insere caracteres adicionais no cabeçalho da coluna do arquivo CSV, o que pode impedir que os dados sejam lidos e importados de volta a loja. As ilustrações a seguir exibem a estrutura de um arquivo CSV:

A seguir temos a descrição dos submenus do menu Importar/Exportar, assim será possível entender como se dá este processo e qual deles atende a sua demanda.

Importando Dados

Planilhas com os dados de todos os tipos de produtos podem ser importadas para a loja, com exceção do tipo pacote de produtos e dos produtos para download. Além disso, você pode importar dados dos clientes e imagens dos produtos.

Para importar uma planilha para sua loja, acesse a administração e navegue até a aba SistemaImportar/ExportarImportar. Em seguida prossiga conforme descrito abaixo:

Nas Configurações de Importação, selecione no campo Classe (Tipo de Entidade) o tipo de planilha que será importada, sendo duas as opções Produtos ou Clientes. Em seguida, no campo Comportamento da importação defina como os novos dados serão gerenciados, caso os registros importados já existam no banco de dados. Abaixo segue descrição de cada uma das opções disponíveis:

  • Anexar Dados Complexos: Os novos dados serão adicionados aos já existentes no banco de dados. Por exemplo, na loja o produto possui o nome Produto Teste, e na planilha o seu nome foi trocado para Branco, quando a planilha for importada o nome do produto será alterado Produto Teste Branco, ou seja, as informações adicionadas são “somadas” as já existentes.
  • Substituir Dados Complexos Existentes: Os novos dados irão sobrescrever os dados existentes. Por exemplo, na loja o produto possui o nome Produto Teste, se na planilha você colocou o nome Produto Azul este será o nome do produto quando a planilha for importada.
  • Excluir Entidades: Se as entidades (registros da planilha) importadas já existirem no banco de dados, elas serão excluídas.

No campo Selecionar Arquivo para Importação, clique no botão Escolher arquivo. Em seguida, selecione o arquivo CSV que você preparou para importação e clique no botão Enviar Dados no canto superior direito da sua tela. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

Feito isso, o sistema irá validar o arquivo importado. Se o arquivo for válido, a mensagem correspondente e o botão Importar serão exibidos.

Se algumas das linhas no arquivo importado não forem válidas e não puderem ser importadas, as informações correspondentes serão incluídas na mensagem e as linhas inválidas serão ignoradas, mas você ainda poderá prosseguir com a importação. Mas caso deseje, faça as correções no arquivo CSV e selecione-o novamente, feito isso clique no botão Importar para importar os dados da planilha ao banco de dados da loja. A ilustração abaixo exibe as configurações citadas:

Exportando Dados

A melhor maneira de conhecer a estrutura do seu banco de dados é exportando os dados e abrindo-os em uma planilha. Depois de se familiarizar com o processo, você verá que é uma maneira eficiente de gerenciar grandes quantidades de informações.

Para exportar uma planilha com dados de clientes ou produtos da sua loja, primeiramente acesse a administração e navegue até a aba Sistema → Importar/Exportar → Exportar.

Nas Configurações de Importação, selecione no campo Classe (Tipo de Entidade) o tipo de planilha que será importada, sendo duas as opções Produtos e Clientes. Em seguida, aceite o formato de arquivo padrão CSV no campo Formato de Arquivo Exportado.

Na seção Atributos da Entidade, será possível incluir ou excluir os dados a serem exportados, de acordo com os valores de cada um dos atributos listados.

Para incluir registros específicos, defina os valores obrigatórios dos atributos na coluna Filtrar, conforme mostra a imagem abaixo:

Alguns atributos não permitem a utilização de filtros, quando isso ocorrer será mostrada a informação na aba Filtros.

Caso deseje que um atributo não seja exportado, selecione a caixa de seleção Ignorar do respectivo atributo no início da linha. Conforme mostra a imagem abaixo:

Optando por não realizar filtros e/ou excluir atributos pule a seção Atributos da Entidade.

Em seguida clique sobre o botão Continuar no canto inferior direito da página aguarde enquanto é realizado o download da planilha. O arquivo CSV gerado pode ser editado e importado de volta para sua loja, ou pode ser usado para correspondência ou outro aplicativo de sua preferência.

Fluxo de Dados (Dataflow) - Perfis

O Dataflow é uma estrutura de troca de dados e sua ferramenta básica inclui perfis pré-configurados que facilitam a importação e exportação de dados de produtos e clientes. Você encontrará perfis prontos para importar e exportar todos os produtos, estoques de produtos e clientes. Os perfis podem ser usados ​​como estão ou podem ser modificados para atender às suas necessidades, e você também pode criar perfis adicionais para operações que são executadas regularmente.

Utilizando Perfil Padrão do Magento

Para utilizar os perfis, acesse a administração e navegue até a aba SistemaImportar/ExportarDataflow - Perfil. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

A página que será exibida trará os perfis que existem por padrão no Magento. Segue ilustração:

Os perfis padrões estão divididos em dois tipos, sendo eles importar e exportar e em duas classes que são clientes e produtos. Portanto, antes de iniciar o seu uso, tenha em mente o que deseja. Por exemplo, para importar uma planilha de clientes, deve-se escolher o perfil Importar Clientes (Import Customers). Faça isso clicando sobre o perfil desejado.

Após escolhido o perfil, será exibida a página de configurações gerais do perfil, denominada Assistente de Perfil. Esta página vem preenchida com os valores pré determinados do perfil e permite que seja realizados ajustes, caso desejar. Prossiga com os ajustes que julgar necessários e, prossiga com os passos abaixo de acordo com o objetivo da sua planilha (importa ou exportar dados).

  • Importar Dados

Realizado o passo anterior, clique sobre a aba Enviar arquivo, conforme mostra a ilustração:

Neste passo, escolha o arquivo que deve ser submetido ao e-commerce, clicando sobre o botão Escolher Arquivo, em seguida, localize o arquivo no seu computador e clique para selecioná-lo, o caminho para o arquivo aparece na caixa de entrada. Depois de selecionado, clique no botão Salvar e Continuar. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

Em seguida, navegue até a aba Executar Perfil. Na caixa de seleção escolha o arquivo CSV que acabou de ser enviado. Se houver vários arquivos na lista, certifique-se de selecionar o caminho certo. Em seguida clique sobre o botão Executar Perfil em Popup. A ilustração a seguir exibe a configuração citada:

Aguarde alguns instantes para o perfil iniciar o processo de importação. Não feche a janela ou interrompa o processo. Procure a mensagem “Execução de Perfil Finalizado” na parte inferior da lista quando o processo de importação estiver concluído. Se você receber uma mensagem de erro, corrija o problema no arquivo CSV e tente novamente. A ilustração a seguir exibe a configuração citada:

Geralmente, o índice precisa ser atualizado depois que as alterações são feitas. Se você receber uma mensagem informando que os índices estão desatualizados, clique no link e realize sua atualização.

  • Exportar Dados

Realizada as alterações necessárias na aba Assistente de Perfil, clique sobre a aba Executar Perfil, conforme mostra a ilustração abaixo:

É nesta aba que você executará o arquivo escolhido. Em um perfil direcionado à exportação, basta clicar sobre o botão Executar Perfil conforme mostra a ilustração a seguir:

Feito isso, uma nova página será aberta. Aguarde alguns instantes para o perfil começar a execução. O tempo necessário para concluir o processo de execução depende do tamanho do banco de dados, então não feche a janela. Quando o processo estiver concluído, você encontrará o arquivo CSV exportado no servidor, no seguinte local: [magento-install-dir] /var/export/export_all_products.csv. A ilustração a seguir exibe como é o processo:

Criando Perfil de Dados no Magento

Para criar um perfil específico, ainda em SistemaImportar/ExportarDataflow - Perfil clique sobre o botão Criar Perfil, localizado no canto superior direito da sua tela.

Será exibida a página que permite configurar os dados que deseja importar ou exportar em seu e-commerce. Abaixo segue o descritivo de cada uma das abas exibidas.

Assistente de Perfil

  • Informação de Perfil

Defina no campo Nome, o nome que dará ao perfil para identificá-lo entre os outros. No campo Tipo de Classe, selecione a classe da sua planilha, podendo ser Produtos ou Clientes. No campo Objetivo, selecione se desejar Importar ou Exportar os dados. Selecione no campo Selecionar Ambiente o ambiente para o qual o arquivo CSV será importado/exportado. Se o lojista possuir multi lojas, selecione a loja desejada, caso contrário, selecione Todas as Lojas.

No campo Número de Registros o numeral 1 vem pré determinado e para que seja possível alterá-lo será necessário aumentar o limite de memória do php 'memory_limit'(saiba mais sobre este limite em contato com o suporte técnico). O No campo Separador Decimal, insira o separador decimal (ponto (.) ou vírgula (,)) utilizado para separar os preços do produto. Por exemplo, se em sua loja, os preços dos produtos são separados por ponto “.” (R$9.90) este é o separador decimal que neste campo. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

  • Informação de Arquivo

No campo Transferência de Dados, selecione entre Interativo caso a transferência seja realizada pela administração da loja ou Servidor Local/Remoto se a transferência for realizada pelo servidor. Optando pela segunda opção, alguns campos serão exibidos. Prossiga com a escolha do servidor no campo Tipo, podendo ser Servidor Local ou pelo FTP Remoto.

De acordo com o tipo de servidor selecionado prossiga com o preenchimento dos campos conforme a seguir:

  • Servidor Local: Insira o nome do arquivo no campo Nome do Arquivo e o caminho do arquivo no campo Caminho (É preciso usar caminho relativo na instalação do Magento var/export ou var/import, ex. var/export, var/import, var/export/some/dir, var/import/some/dir). A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

  • FTP Remoto: No campo Tipo, alem dos campos Nome do Arquivo e Caminho já citados anteriormente, serão abertos os campos FTP Host[:Port], Nome do Usuário e Senha para os dados do seu acesso FTP serem inseridos. O campo Modo Arquivo com as opções Binário e ASCII e o campo Modo Passivo, onde você pode selecionar Sim ou Não. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

Em caso de dúvidas neste passo, entre em contato com o suporte técnico.

  • Formato de Dados

No campo *Tipo*, selecione o formato do arquivo (MS Excel XML ou CSV Separado por Delimitador). Em seguida, prossiga conforme abaixo de acordo com o tipo de arquivo escolhido:

  • MS Excel XML: No campo Nome da Planilha, dê um nome para a planilha.
  • CSV Separado por Delimitador: Insira nos campos Delimitador e Valores Marcados por, os seus respectivos valores. Esses campos já vem com valores padrões (,“) pré definidos e podem ou não serem alterados.

Logo após, no campo Nome das colunas na primeira linha, temos as opções Sim e Não. Optando pela opção Sim, todos os campos (atributos) relacionado a classe (produto ou cliente) escolhida serão importados. Caso a opção seja pelo por Não, será aberta uma nova aba denominada mapeamento de campos e somente os campos mapeados serão importados. Prossiga conforme orientações a seguir:

  • Mapeamento de Campos

Clique sobre o botão Adicionar Campo. Em seguida escolha o atributo que deseja importar/exportar no campo No Banco de Dados e no campo No Arquivo informe o nome que deseja que ele tenha na planilha, caso prefira alterar o nome real do atributo. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

Caso o perfil tenha sido criado com o objetivo de importar dados, finalize a criação do perfil clicando sobre o botão Salvar e Continuar localizado na parte superior direita da página, para ter acesso às outras abas. Se o objetivo do seu perfil foi exportar dados, prossiga com o preenchimento da aba Filtro de Exportação descrita logo abaixo.

  • Filtro de Exportação

Neste passo será possível definir quais os dados sua planilha deverá exportar. Os campos disponibilizados para filtragem na planilha de produtos são exibidos na imagem a seguir:

Os campos disponibilizados para filtragem na planilha de clientes são exibidos na imagem a seguir:

Após o preenchimento desta clique sobre o botão Salvar e Continuar localizado na parte superior direita da página, para ter acesso às outras abas.

Enviar Arquivo

Esta aba será exibida apenas nos perfis de importação. Nela você selecionará os arquivos que deseja importar, clicando sobre o botão Escolher Arquivo, em seguida, localize o arquivo no seu computador e clique para selecioná-lo, o caminho para o arquivo aparece na caixa de entrada. Depois de selecionado, clique no botão Salvar e Continuar. A ilustração a seguir exibe as configurações citadas:

Executar Perfil

É nesta aba que você executará o arquivo escolhido. Em um perfil direcionado à exportação, basta clicar sobre o botão Executar Perfil conforme mostra a ilustração a seguir:

Feito isso, uma nova página será aberta. Aguarde alguns instantes para o perfil começar a execução. O tempo necessário para concluir o processo de execução depende do tamanho do banco de dados, então não feche a janela. Quando o processo estiver concluído, você encontrará o arquivo CSV exportado no servidor, no seguinte local: [magento-install-dir] /var/export/export_all_products.csv. A ilustração a seguir exibe como é o processo:

Já em um perfil de importação, você deve primeiramente selecionar o arquivo CSV que você editou. Se houver vários arquivos na lista, certifique-se de selecionar o caminho certo. Em seguida clique sobre o botão Executar Perfil em Popup. A ilustração a seguir exibe a configuração citada:

Aguarde alguns instantes para o perfil iniciar o processo de importação. Não feche a janela ou interrompa o processo. Procure a mensagem “Execução de Perfil Finalizado” na parte inferior da lista quando o processo de importação estiver concluído. Se você receber uma mensagem de erro, corrija o problema no arquivo CSV e tente novamente. A ilustração a seguir exibe a configuração citada:

Geralmente, o índice precisa ser atualizado depois que as alterações são feitas. Se você receber uma mensagem informando que os índices estão desatualizados, clique no link e atualize o índice.

Ações de Perfil XML

Nesta aba será possível visualizar o bloco XML, que exibe as ações que são realizadas. A ilustração a seguir exibe a configuração citadas:

Histórico do Perfil

Nesta aba você poderá visualizar o histórico do perfil, por exemplo, o nome do arquivo, quando ele foi utilizado e para qual finalidade. A ilustração a seguir exibe a configuração citadas:


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