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Integração Magento - ERP ADV Tec

Introdução

A integração entre ERP e loja virtual é processo complexo e exige um software robusto, afinal este é responsável por um fluxo de dados crítico (relativo a clientes, estoque, preços, vendas, etc). Portanto, o software desenvolvido deve ser estável, seguro e estar em conformidade com as atualizações de ambas as aplicações envolvidas, o Magento e o ERP.

Sendo assim, exige um processo minucioso de implantação, para assegurar que todos os processos estejam em pleno funcionamento e os dados transferidos concisos. Além disso, é necessário um acompanhamento contínuo do serviço, pois as exceções geradas devem ser tratadas com agilidade, uma vez que a venda online está intimamente ligada ao tempo de execução e entrega das vendas.

Por fim, devem ser consideradas as diversas peculiaridades que possam estar envolvidas, como por exemplo, a compatibilidade com as demais formas de pagamento, o frete, as promoções e as regras de negócio.

QCI – Sistema de Integração com ERP

O QCI é um sistema desenvolvido pela Query Commerce para realizar o processo de integração com segurança e robustez, baseado nas diversas experiências anteriores e na qualidade do software produzido pela empresa. Sua principal função é processar e organizar as informações trafegadas, permitindo controle e segurança, além de um custo mais acessível na aquisição e manutenção da integração.

O acompanhamento da integração se dará pelo próprio Magento, de forma que o módulo instalado criará os menus, tabelas e formulários para consulta aos dados pertinentes ao usuário.

O QCI é comercializado no modelo SaaS (Software as a Service ou Software como Serviço). Isto significa que o cliente paga uma mensalidade para o uso do sistema, usufruindo dos seus benefícios enquanto se mantiver como assinante.

Integração com o ERP ADV Tec

A integração do Magento com o ERP ADV Tec funciona com base em quatro serviços independentes:

  • Produtos
    • Atributos (nome, descrição, fabricante, etc)
    • Preço
  • Estoque
  • Clientes
    • Somente clientes que tenham realizado pedidos a serem integrados
  • Pedidos

A integração de produtos é a principal e a mais básica, por isso ela deve estar 100% finalizada antes de prosseguirmos para qualquer outro passo. Nessa parte deve-se definir quais atributos serão integrados e o mapeamento desses campos no Magento. É importante que o lojista disponibilize uma grande quantidade de produtos para testes, já que a variabilidade de informações e a quantidade fazem diferença nos testes de desempenho do sistema. Cumpridos todos os requisitos de produtos podemos partir para o estoque.

O estoque é um serviço bem simples e requer pouca configuração. Devemos apontar de qual filial será puxado o estoque na configuração e ele será integrado, desde que o produto exista na base. A reserva de estoque é uma configuração na qual o sistema separa estoque dos produtos que estão nos pedidos do Magento evitando que haja furo de estoque dentro da loja virtual por conta das vendas online. Integrado o estoque, estamos prontos para o terceiro passo que é a integração de clientes.

A integração de clientes exige o mapeamento dos campos do cliente que serão enviado ao ERP e deve-se atentar à necessidade do correto preenchimento dos campos no e-commerce para que os dados possam ser inseridos no ERP da ADV Tec.

Por fim, há a integração de pedidos. Sem produto e cliente, não é possível integrar pedidos já que eles dependem diretamente dos anteriores. Enquanto produto e estoque são integrados sempre do sentido ERP → Magento, a integração de clientes e pedidos fazem o fluxo contrário Magento → ERP.

Fluxo das Integrações

Integração de Produto

Os produtos serão integrados uma vez ao dia, durante a madrugada. Esta integração ocorrerá somente no sentido ERP → Magento.

No ERP, os produtos devem estar ativos e marcados para serem utilizados no Magento, por meio do campo SITE do cadastro de informações do produto no ERP. Somente produtos simples serão integrados (não serão integrados produtos configuráveis, pacotes de produtos e outros tipos de produtos no Magento).

Caso o produto esteja integrado e o campo SITE seja desmarcado no ERP, a integração deixará de comunicar-se com este produto, podendo resultar em dados desatualizados no Magento. Caso queira desativar / desabilitar o produto no site, o lojista deve desmarcar o campo ATIVO no ERP ou desativar manualmente o produto no Magento (neste segundo caso, deve observar se a integração não está configurada para ativá-lo novamente).

A integração atualiza no Magento somente produtos que tenham alterações recentes no ERP. Sendo assim, a cada ciclo, o sistema não executa um script atualizando toda a base, mas somente os produtos que possuem a marcação de produto alterado na base de dados do ERP. Caso você utilize algum script de atualização direto no banco de dados ou ações em massa, certifique com a ADV Tec se esta ação atualiza o campo de data de alteração do produto.

Uma questão importante para a qual deve-se atentar é a criação de produtos diretamente no Magento: caso um produto seja criado diretamente no Magento e este mesmo produto não seja atualizado no ERP, a integração não irá considerá-lo em suas atualizações. Portanto, a ação a ser tomada neste caso é: após criar o produto no Magento, vá até o ERP e atualize este produto, para que o mesmo seja elecando como produtos que sofrerem alterações e devem ser integrados.

Integração de Estoques

O estoque será integrado de 15 em 15 minutos, exclusivamente no sentido ERP → Magento.

A integração de estoque é dependente da integração de produtos, ou seja, o estoque será integrado somente se o serviço de integração de produtos tiver sincronizado este produto entre as duas bases previamente.

Integração de Clientes

Os clientes serão integrados de hora em hora, e serão enviados ao ERP em dois casos:

  1. O cliente realizou pedido no site e este pedido deve ser sincronizado (é possível determinar os status dos pedidos que devem ser sincronizados);
  2. Cliente já está sincronizado pela integração e realizou uma atualização no site (administração Magento e área do cliente).

Portanto, não serão enviados todos os clientes, somente os que realizaram compra no site.

Os endereços dos clientes enviados pela integração são os endereços padrões de fatura e entrega, respectivamente. Sendo assim, clientes que não possuírem estes endereços preenchidos e marcados como padrões, não serão enviados até que o problema seja resolvido. Além disso, um pedido é enviado somente após a resolução de todos os problemas com o cadastro do cliente e sua respectiva sincronização.

Clientes com CPF já cadastrados serão associados e terão atualizados somente os campos marcados como atualizáveis na configuração. Caso exista mais de um usuário com o mesmo CPF no ERP, este não será integrado até que o problema seja corrigido.

Integração de Pedidos

Serão enviados ao ERP os pedidos realizados no Magento que estejam com os status apontados na administração do módulo de integração. Quando o pedido for alterado para o status apontado neste campo, ele estará elegível a ser enviado ao ERP.

A configuração de formas de pagamento, filial de retirada do pedido, dentre outros, deve estar corretamente configurada para que este serviço funcione corretamente. Não haverá atualização do pedido no Magento, a partir do ERP. Uma vez que ele for enviado, o processo de integração terá seu ciclo concluído.

Somente serão identificadas as parcelas no pagamento do pedido, caso o cliente utilize um módulo de pagamento compatível com a integração. Caso contrário, o pedido será sincronizado, mas a informação de parcelamento não estará disponível no ERP em conformidade com o Magento. Os módulos sincronizados atualmente são:

  • Cielo Query
  • Rede Query
  • Checkout Cielo Query

Loja Virtual de Homologação

A existência de uma cópia de testes da loja virtual é muito importante, já que ela possibilita que a integração seja testada em um ambiente semelhante ao de produção, sem alterar nada na loja principal. Salientamos que a integração deve ser colocada em produção somente depois de testada exaustivamente, para garantir que todas as funcionalidades estejam dentro do fluxo normal. Por este motivo, não realizamos integração sem a disponibilização de um servidor de testes compatível de forma prévia, para que a nossa equipe possa configurar o módulo e o lojista possa validar o funcionamento.

É imprescindível que o lojista (ou seu técnico responsável pela manutenção) realize backup antes da instalação do módulo, para que seja possível voltar ao estado anterior do banco de dados e dos arquivos, caso haja qualquer incompatibilidade.

Pré-requisitos e Compatibilidade

Tabelas Catálogo Flat

O módulo de integração não é compatível com a configuração do Magento para utilização de tabelas flat, portanto lembre-se de desativá-la ao instalar a integração.

IonCube

A instalação do módulo exige que o software IonCubeLoader esteja instalado e configurado com o PHP na máquina servidora do cliente que hospeda a loja. A instalação e configuração são de responsabilidade do cliente. Biblioteca Interbase

O sistema precisa que esteja instalada, habilitada e funcional a biblioteca php-interbase para que seja possível realizar a conexão com o banco de dados do seu ERP.

Compra de visitantes

O sistema de integração não é compatível com a funcionalidade “Compra de visitante” do Magento, pois necessita da identificação e cadastro do cliente para enviar ao ERP.

Módulos a serem instalados

Juntamente com a instalação do módulo de integração, será obrigatoriamente realizada a instalação dos seguintes módulos para auxiliar a instalação e a manutenção do sistema:

  1. Query Core: utilizado como base para a instalação de outros módulos da Query Commerce;
  2. Query Admin Logger: identifica as ações dos usuários na administração do Magento;
  3. Aoe Scheduler: interface visual para acompanhamento do cron do Magento.

Cron Magento

A integração depende da configuração correta e funcionamento do Cron do Magento, uma vez que seus serviços são disparados por meio do mesmo.

Backup Magento

É de suma importância que seja realizado um backup completo do Magento (banco de dados e arquivos), a fim de garantir que seja possível retornar ao estado anterior à instalação, caso haja qualquer problema ou incompatibilidade da integração. A realização deste backup, assim como o armazenamento do mesmo, é de inteira responsabilidade do cliente.

Manutenção Magento

A integração e o suporte à mesma não engloba suporte à ferramenta Magento, assim como qualquer manutenção técnica que o cliente precise na sua loja virtual. Caso o cliente não conte com equipe técnica qualificada para lhe dar suporte, a Query Commerce pode oferecer, por meio de proposta separada, a manutenção do Magento e acompanhamento contínuo.

Multiloja

A integração não dá suporte à funcionalidade Multiloja do Magento. Caso a sua loja virtual possua mais de uma loja configurada, a integração irá considerar apenas uma delas.

Log de integração

O módulo de integração da Query Commerce mantém registro de todas as informações trafegadas pelos seus serviços de busca e envio de dados. Estes registros são armazenados pelo módulo em uma tabela do banco de dados do Magento, a qual pode ser utilizada para consultas e auditorias futuras.

Os registros da tabela são apagados de acordo com a configuração de tempo de histórico (em dias) para manter um dado armazenado. Sendo assim, caso a configuração seja de sete dias, somente as transações realizadas na última semana anterior à consulta estarão disponíveis para análise.

O espaço em disco gasto para armazenar tais dados também será influenciado pelo número de dias de histórico configurado na administração do módulo no Magento.

Parâmetros padrões do ERP

Devem ser informados alguns dados básicos do ERP que são essenciais na parametrização do sistema de integração.

Loja para pedidos

Esta é a loja na qual serão abertos os pedidos da Loja Virtual. Note que esta loja deve existir em seu ERP e será utilizada como referência.

Loja para estoque

Esta é a loja da qual será buscado o estoque a ser sincronizado com a Loja Virtual. Note que esta loja deve existir em seu ERP e será utilizada como referência.

Tabela de preço

Será utilizada uma tabela de preço do ERP para determinar os preços utilizados na integração.

Status do Pedido (ERP)

Uma vez que o pedido for integrado ao ERP, ele deverá estar em um status especificado na integração, para que seja possível identificá-lo e prosseguir com o tratamento do mesmo. Este status de pedido deve ser criado ou existir previamente em seu ERP.

Vendedor

O pedido será integrado com o ERP e, assim como os demais pedidos no ERP, estará associado a um vendedor. Deve ser determinado um vendedor padrão para os pedidos da loja virtual. Este vendedor deve ser criado ou existir previamente em seu ERP.

Tipo de venda

O ERP ADV Tec possibilita o cadastro de mais de um tipo de venda. Os pedidos oriundos da loja virtual devem ter um tipo único, a ser determinado em sua respectiva configuração no módulo de integração. Este tipo de venda deve ser criado ou existir previamente em seu ERP.

Tipos de pagamentos

A integração realiza uma correlação entre as formas de pagamento no ERP e no Magento. Portando o cliente deve indicar previamente quais formas de pagamento no Magento correspondem a quais formas de pagamento no ERP.

Cada módulo de pagamento no Magento corresponderá a um único tipo de pagamento no ERP e as informações detalhadas, como quantidade de parcelas e bandeira do cartão de crédito, somente estarão disponíveis em módulos de pagamento do Magento compatíveis com a integração.

Mapeamento de campos do Produto

Os atributos de produto trazidos do ERP ao e-commerce podem ser mapeados para os atributos de produto do Magento. Todavia, os campos do produto que são consultados no ERP são pré-determinados e seguem na listagem abaixo:

  • Código (CODIGO)
  • Status (STATUS)
  • Descrição (DESCRICAO)
  • Descrição Detalhada (DESCRICAODET)
  • Descrição Site (DESCRICAOSITE)
  • Preço (PRECO)
  • Código de Barras (CODBARRAS)
  • Marca (MARCA)
  • Peso Bruto (PESOBRUTO)
  • Grupo (GRUPO)
  • Subgrupo (SUBGRUPO)
  • Altura (ALTURA)
  • Largura (LARGURA)
  • Profundidade (PROFUNDIDADE)
  • Observações (OBS)

Caso não reconheça ou encontre algum destes campos no seu ERP, por favor, entre em contato com o seu suporte na ADV Tec. Caso precise integrar um atributo que não esteja na listagem, verifique de forma prévia com a Query Commerce a possibilidade de incluir o referido campo no padrão da integração com a ADV Tec.

A integração permite que você aponte cada um destes atributos do ERP (listados acima) para um atributo de produto do Magento. Todavia, o mapeamento exige que haja uma relação única entre os atributos, de forma que cada campo do ERP corresponda a um único campo do Magento e dois campos do ERP não podem apontar para um mesmo campo do Magento (relação de 1 para 1).

Não há a necessidade de mapear todos os campos existentes na integração, de forma que você deve escolher somente o atributos desejados e não mapear os demais.

SKU Magento

O mapeamento de campos permite que haja uma correlação entre um campo de produto no ERP com o atributo SKU do Magento. Por exemplo, o campo CODIGO no ERP corresponderá ao campo SKU no Magento. Desta forma, será fácil de manter uma correlação entre os produtos nas duas plataformas e tornará possível a associação de produtos já existentes na loja virtual Magento durante a primeira integração.

A associação de produtos já existentes deve ser informada de forma prévia, pois caso contrário, a equipe de instalação não irá marcar as configurações corretas e integração ocorrerá de outra forma.

Atualização de Atributos

Os processos de criação de novo produto e de atualização de produto existente na integração possuem distinção de quais campos são preenchidos no Magento. Desta forma, podemos configurar a integração para subir todos os dados na criação do produto, mas atualizar apenas alguns atributos na atualização deste no Magento (como, por exemplo, preço, peso e dimensões). Esta característica permite realizar modificações (melhoria de cadastro e incremento de informações) no Magento, sem que a integração sobrescreva tais alterações.

O lojista deve informar previamente quais campos devem ser preenchidos no processo de atualização de produto, para que esta configuração seja realizada pela equipe de instalação. Cabe frisar que um campo não presente na criação do produto não pode ser atualizado. Ou seja, os atributos a serem preenchidos no processo de atualização de produtos são um subconjunto dos atributos mapeados no processo de criação de produtos.

Produtos Obrigatórios

A integração de produtos permite listar atributos como obrigatórios, fazendo com que um produto não seja integrado a menos que tenha determinados campos preenchidos. Por exemplo, produtos sem preço e sem nome podem não fazer sentido para o lojista. Portanto, deve ser configurada esta característica na instalação da integração, fazendo com que o módulo recuse estes produtos até que sejam preenchidos tais campos.

O lojista deve informar previamente quais campos devem ser obrigatórios na integração de produtos.

Geração de categorias

A integração permite a geração de categorias no Magento de forma automatizada, com base nos atributos dos produtos. Podem ser escolhidos três níveis hierárquicos de categorias, utilizando três atributos do produto para esta automatização, como por exemplo: grupo para primeiro nível, subgrupo para segundo nível e marca para terceiro nível.

O cliente não precisa necessariamente escolher três níveis, podendo trabalhar com um ou dois níveis de categorias, ou até mesmo não utilizar a geração de categorias.

Importante! A geração de categorias não utiliza as categorias do ERP e sim os atributos do produto que estão sendo integrados.

Caso o cliente opte por utilizar a geração automática de categorias, os produtos serão automaticamente associados às categorias no Magento. Caso contrário, a integração não fará qualquer tipo de associação entre produto e categoria, tornando esta ação manual no tratamento do produto no Magento.

Mapeamento de campos do Cliente

Os campos dos clientes cadastrados no site serão mapeados para os campos do ERP, a fim de criar cadastros válidos e com dados relevantes na integração de pedidos. Para isto, o lojista deve informar de maneira prévia o mapeamento dos campos existentes no Magento para os atributos do ERP. Os campos do ERP considerados pela integração seguem abaixo:

  • Nome ou Razão Social (RAZAO)
  • CPF ou CNPJ (CPCN)
  • RG ou Inscrição Estadual (RGIE)
  • Nome Fantasia (FANTASIA)
  • Gênero (SEXO)
  • E-mail (EMAIL)
  • Telefone (FONE1)
  • Celular(CELULAR)
  • Rua (ENDERECONF)
  • Número (NUMERONF)
  • Complemento (ENDERECOCOMPL)
  • Bairro (BAIRRO)
  • Cidade (CODCIDNFE)
  • Estado (UF)
  • CEP (CEP)
  • Rua e número – endereço de entrega (END_ENT)
  • Complemento – endereço de entrega (COMPL_ENT)
  • Bairro – endereço de entrega (BAIRRO_ENT)
  • Cidade – endereço de entrega (CIDADE_ENT)
  • Estado – endereço de entrega (UF_ENT)
  • CEP – endereço de entrega (CEP_ENT_ENT)

Atualização de clientes

Uma vez integrado o cliente, os dados podem ser atualizados na loja virtual e refletir no ERP por meio da integração. Todavia, nem todos os dados são atualizados. O lojista deve informar previamente quais campos deseja que a integração atualize no ERP, caso o cliente atualize seus dados no e-commerce (ou alguém atualize na administração do Magento). As opções são as seguintes:

  • Permitir atualização do endereço de cobrança
  • Permitir atualização do endereço de entrega
  • Permitir atualização do telefone
  • Permitir atualização do celular
  • Permitir atualização do e-mail

Os campos Nome ou Razão Social (RAZAO), CPF ou CNPJ (CPCN), RG ou Inscrição Estadual (RGIE), Nome Fantasia (FANTASIA) e Gênero (SEXO) nunca são atualizados no ERP pela integração, por questões de segurança. Caso seja necessário atualizar estes campos, o lojista deve proceder com esta ação manualmente.

É possível que o lojista identifique o motivo pelo qual um cliente não foi integrado. Para este fim, foi inserido um campo que permite a visualização do erro quando este for reportado pela integração. Para acessá-lo, siga o passo a passo abaixo:

Acesse a administração do Magento, navegue até o menu Clientes → Gerenciar Clientes e selecione o cliente que desejar. Na página de informações do cliente, acesse, no canto superior esquerdo, a aba Integração com ERP. Será mostrado o erro, caso este ocorra. Após identificado o erro, sendo possível, faça a correção. Dessa forma, assim que a integração rodar novamente, o cliente será integrado.

Integração de Pedidos

O lojista deve determinar quais os pedidos serão integrados, por meio dos status dos pedidos no Magento. Portanto, deve indicar previamente quais os status de pedidos no Magento que indicam que um pedido está pronto para ser integrado.

Este formato, permite que cada lojista monte o seu fluxo de atendimento de pedidos utilizando a mesma plataforma de integração. Por exemplo: um lojista que integra somente compras pagas, pode indicar status que indiquem o pagamento do pedido foi recebido e, somente neste ponto, a integração irá enviá-lo ao ERP para faturamento e separação; por outro lado, um lojista que queira fazer o seu controle de estoque todo no ERP (para evitar furos), pode integrar o pedido assim que ele é realizado no site, fazendo controle de recebimento e cancelamento dos pedidos no ERP.

Os status apontados pelo lojista deverão existir previamente no Magento, para que a equipe de instalação do módulo possa realizar a configuração.

É possível que o lojista identifique o motivo pelo qual um pedido não integrou. Para este fim, foi inserido um campo que permite a visualização do erro quando este for reportado pela integração. Para acessá-lo, siga o passo a passo abaixo:

Acesse a administração do Magento, navegue até o menu Vendas → Pedidos, selecione o pedido que não foi integrado. Dentro do pedido, acesse, no canto inferior esquerdo, a aba Integração com ERP. Nesta aba será possível visualizar o erro e reenviar este pedido novamente para o ERP, basta clicar sobre o botão Enviar ao ERP, localizado no canto superior direito da sua tela.

Após verificado o motivo pelo qual o pedido não integrou, o lojista pode fazer as alterações necessárias, informadas no log de erro e reenviar este pedido ao ERP clicando sobre o botão Enviar ao ERP.

Reserva de estoque

O módulo de integração permite que seja realizada a reserva de estoque de produtos que estejam em pedidos no Magento, mas que ainda não foram integrados. Isto evita que haja furo de estoque dentro do próprio e-commerce.

Por exemplo: a integração sincroniza somente pedidos pagos e um cliente comprou, via boleto, as últimas 5 unidades de um determinado item em estoque. Este pedido não vai ser integrado até que o pagamento seja acusado (geralmente de 1 a 3 dias). Assim, 15 minutos após a compra, a integração irá atualizar o estoque do produto no Magento como 5 unidades (pois o ERP ainda não sabe da existência deste pedido de 5 unidades). A reserva de estoque pode evitar este problema, diminuindo do estoque vindo do ERP os itens que estão na compra via boleto que esteja aguardando pagamento.

Para utilizar a reserva de estoque o lojista deve informar previamente quais os status de pedidos devem reservar estoque na loja virtual (no exemplo anterior, o status que representasse pedidos via boleto e que estivessem aguardando pagamento).

Importante! Esta funcionalidade não garante que não haja furo de estoque (por conta das vendas off-line). Continuando o exemplo anterior, mesmo com a reserva de estoque na loja virtual, caso algum cliente comprasse uma unidade do produto supra citado na loja física, o ERP ainda apontaria 5 unidades em estoque (pois o pedido do Magento não foi integrado) e permitiria a venda. Quando a venda do Magento fosse ser integrada, não teríamos mais 5 unidades em estoque e haveria um furo de estoque.

Para solucionar esta situação, o ideal é integrar todos os pedidos realizados no Magento e controlar os recebimentos no ERP. Todavia, esta abordagem pode criar grande reserva de estoque (por conta de pedidos via boleto) e poluir a base do ERP com diversos pedidos cancelados. A melhor maneira de trabalhar depende de cada negócio e fica a cargo do lojista a decisão de como proceder.


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